Zarządzanie zdalne w modelu hybrydowym

Zdolność organizacji do wykorzystania okazji zależy często od tego, na ile szybko organizacja ta jest w stanie dostosować się do zmiennych warunków rynkowych.  Koronawirus zmienił warunki gry na rynku. Myślę, że skutki gospodarcze, społeczne i polityczne pandemii będą porównywalne do ataku na WTC w 2001 roku tyle tylko, że tym razem bezpośrednio dotykają także nas – Polaków. Zmieni się wszystko, począwszy od łańcucha produkcji i dostaw, a skończywszy na zarządzaniu pracownikami. Chciałbym się skupić na tym ostatnim.

Wiele przedsiębiorców po raz pierwszy zetknie się z koniecznością zarządzania pracownikami pracującymi zdalnie. Z mojego doświadczenia jako Interim Managera wynika, że jest to trudne zadanie – szczególnie dla kogoś, kto nie ma w tym temacie doświadczenia. Poniższy artykuł dzieli się z Tobą kilkoma Dobrymi Praktykami w zarządzaniu pracownikami pracującymi zdalnie. Jest to nowa sytuacja nie tylko dla pracowników, ale także, a może przede wszystkim, dla menadżerów. Zamiast uczyć się na własnych błędach, warto skorzystać z doświadczenia innych – dlatego powstał ten artykuł. Aby pomóc Ci w trudnych czasach.

1. Komunikacja, komunikacja i jeszcze raz komunikacja….

Dla wielu szefów nauczonych zarządzania przez kontrolę będzie to trudne wyzwanie. Także pracownicy nauczeni działania reaktywnego nagle nie zmienią się pracując w domu. Chciałbym jednak podkreślić, że pełna odpowiedzialność za przeprowadzenie firmy przez trudne czasy i pomoc pracownikom w dostosowaniu się leży po stronie właściciela firmy i kadry menadżerskiej.

Mówiąc o komunikacji mam na myśli jej dwa elementy: techniczny i emocjonalny. O ile technikalia jesteśmy w stanie dość prosto przekazać choćby emailem, to pozostaje przekaz związany z emocjami. Brak bezpośredniego kontaktu, choćbyśmy mieli najlepsze programy do komunikacji online, jest dużym wyzwaniem. Przekaz emocjonalny, intencje są zaburzone, dlatego warto temu elementowi komunikacji poświęcić szczególnie dużo czasu. Jest to ważne również dlatego, że czas turbulencji rynkowych jest czasem napięcia i stresu. Świadomy menadżer będzie je tonował i rozładowywał. Pracownicy chcą Ci ufać i oczekują od Ciebie planu działania i uspokojenia. Szczególnie teraz swoje frustracje wyładuj w samotności.

Czas kryzysu jest kuźnią charakteru i wtedy pokazujemy swój prawdziwy potencjał. Możesz być dla swoich pracowników „ojcem dbającym o firmową rodzinę” (wtedy możesz liczyć wsparcie i współpracę pracowników – wierz mi, będziesz tego potrzebować jak nigdy) lub możesz się okazać drapieżnym, bezwzględnym draniem, który swoje frustracje i obawy przenosi na pracowników. Pamiętaj! Przedsiębiorca jest w trudnych i przełomowych chwilach samotny – zawsze! To on musi podejmować decyzje, od których będzie zależała kondycja firmy. Ważne jest by decyzje te były racjonalne i zrozumiałe dla pracowników.

Zdolności komunikacyjne są zawsze kluczowym elementem sprawnego menadżera, zaś w przypadku zarządzania pracownikiem zdalnym, wręcz niezbędnym. Szczególnie trzeba zadbać o emocjonalny aspekt komunikacji z pracownikami zdalnymi. Paradoksalnie, może to być okazja do zacieśnienia relacji i zaufania na linii szef-podwładny.

Podstawowe elementy o których należy pamiętać to:

– codziennie rozmawiaj telefonicznie z każdym Twoim podwładnym. Rozmawiaj nie tylko o pracy, pytaj się o samopoczucie, o rodzinę, dodawaj otuchy i pokaż swoje prawdziwe człowieczeństwo.

– precyzyjnie określ zadania pracowników na najbliższe dni. Prawdopodobnie nie musisz im wymyślać zadań, wykorzystaj ten czas by zapytać co mogliby zrobić, a na co nie mieli dotąd czasu. Może będzie to stworzenie centralnego rejestru umów, może uporządkowanie plików na SharePoint. Nie wymyślaj, jeśli nie masz pomysłu zapytaj się pracowników. Będziesz zaskoczony, ile pracy leży odłogiem w Twojej firmie!

– nieustannie monitoruj wyniki oraz przesyłaj CZĘSTE wiadomości z POZYTYWNĄ i służącą rozwojowi informacją zwrotną. Nie tylko Ty czujesz presję i stres, Twoi pracownicy być może jeszcze bardziej są zdenerwowani, szczególnie jeśli nie wiedzą jaki jest plan działania. Pamiętaj! Skoro jesteś przedsiębiorcą masz ducha przedsiębiorczości. Prawdopodobnie jesteś twardy i uparty (pewnie dasz sobie radę), Twoi pracownicy nie mają tych cech. Oni oczekują od szefa wsparcia i przewodnictwa w trudnych czasach. Najbliższe dni pokażą, czy jesteś liderem czy technokratą.

2. Zaufanie – prawdziwa próba zespołu

Zaufanie buduje się w trudnych czasach. Poziom zaufania pomiędzy szefem a pracownikiem w Polsce jest tradycyjnie bardzo niski. W trudnych czasach możecie sobie poradzić tylko jako zespół. W mroźne zimy przeżywa tylko wataha, samotny wilk ginie. Czas koronowirusa i pracy zdalnej może być fantastyczną szansą na zbudowanie prawdziwego zespołu. Znam przypadki, gdzie pracownicy sami zaproponowali obniżenie zarobków widząc w jak trudnej sytuacji nagle pojawiła się firma. Znam także firmę, która rozpoczęła „optymalizację” kosztów od zwolnień. Pracownicy takich rzeczy nie zapominają, a sytuacja gospodarcza wkrótce wróci do normy. Jak myślisz, która z tych dwóch firm będzie wtedy się rozwijać?

Zaufanie w trudnych czasach kryzysu buduje się na kilku podstawach menadżerskich:

– bądź zorganizowany. Jeśli chcesz być Mojżeszem swojej firmy i przeprowadzić ją przez wzburzone morze zawirowań rynkowych musisz wierzyć i sprawiać wrażenie, że panujesz nad sytuacją. Mojżesz nie wiedział jaką drogą ma dojść do Ziemi Obiecanej, ale wskazał ludziom kierunek, cel i ufał, że uda mu się tam dotrzeć. Gdyby tylko okazał niewielkie zawahanie lub zwątpienie ludzie natychmiast by się rozeszli. Musisz być pewien, że przeprowadzisz swój lud przez wody kryzysu. Muszą Ci tylko zaufać, a Ty daj im nadzieję i plan.

– zadbaj o narzędzia. Sprawny sprzęt, komputer z kamerą video, dostęp do zasobów sieciowych do potrzebnych plików czy choćby papier do drukowania i drukarka to podstawy. Jeśli sprzęt będzie działał pracownicy nabierają przekonania, że panujesz nad firmą. Są to szczegóły, które budują lub rujnują zaufanie do szefa.

– ufaj i obdarzaj zaufaniem. Co dajesz to dostajesz. Co siejesz to będziesz zbierał. Uważasz, że pracownicy wykorzystają czas pracy zdalnej by Cię oszukać? Naprawdę?! Uważasz, że są aż tak bezmyślni, by w tak trudnych czasach działać na szkodę firmy? To oczywiste, że będą wykonywać swoją pracę w różnych godzinach pracy. Może to jest okazja, by pracownicy nauczyli się zarządzać własnym czasem a szefowie jasno komunikować cele?

– bądź obiektywnym. Faworyzowanie kogokolwiek w pracy jest słabym pomysłem, ale robienie tego w dobie turbulencji, przez które przechodzi firma to samobójstwo.

– kieruj się kreatywnością. Kreatywność pojawia się tylko tam, gdzie jest zaufanie. Kreatywność zespołu to znacznie więcej niż suma kreatywności jego członków. Zbiorowa kreatywność to kreatywność podniesiona do potęgi n. Wierz mi, w dobie turbulencji rynkowych kreatywność może uratować Twoją firmę.

– bądź elastyczny. Przystosuj się nie tylko do warunków rynkowych (łatwiej napisać niż zrobić), ale przede wszystkim do nowych warunków zarządzania pracownikami. Słuchaj ich, rozmawiaj z nimi, pytaj ich o pomysły zmiany oferty.

3. Poczucie przynależności i wspólnoty

W pracy w trybie wirtualnym bezpośrednie spotkania są dość rzadkie, przez pewien czas mogą być niemożliwe, jeśli stan klęski epidemiologicznej związanej z koronawirusem potrwa dłużej. W związku z tym zespół może odczuwać osamotnienie, może wydawać się „niewidocznym” lub jego poszczególni członkowie niepotrzebni. Z rozmów z korporacjami, które poddały niektórych pracowników kwarantannie wnioskuję, że poczucie samotności jest największym wyzwaniem dla tych osób. Brak wspólnego biura lub jednej fizycznej przestrzeni do pracy powoduje uczucie samotności. Niektóre firmy zachęcają swoich zdalnie pracujących pracowników do organizowania sobie wirtualnych przerw kawowych, w czasie których mogą sobie porozmawiać o codziennych problemach.

Budowanie poczucia przynależności i wspólnoty wśród osób pracujących zdalnie jest niezwykle trudne. Więzi społeczne z czasem stygną a motywacja do pracy zaczyna się obniżać. Można temu jednak zapobiec budując kulturę przynależności skupiając się na kilku dobrych praktykach:

– zachęcaj do otwartości i zaufania wśród wszystkich członków zespołu, samemu prezentując takie cechy. To, że Twój pracownik o 14:00 przygotuje dzieciom obiad nie powinno być w ogóle tematem waszych trosk. Skup się na wyniku a nie na sposobie jego osiągnięcia. Czas ręcznego sterowania się skończył, nadszedł czas odpowiedzialności i zaufania.

– ustal wspólny cel i wizję funkcjonowania firmy. Wielokrotnie powtarzany cel „musimy przetrwać! Starajcie się, bo będzie trzeba zamknąć firmę!” jest czystą demotywacją. Buduj obraz Ziemi Obiecanej, zamiast uciekać przed Faraonem wskaż swoim ludziom cel, który będzie inspirujący dla pracowników. Stwórz plan wyjścia z kryzysu, to nie czas na „burzę mózgów” – czas turbulencji jest czasem liderów, którzy mają wizję i skutecznie ją komunikują. To czas decyzji!

– pomóż członkom zespołu być odpowiedzialnym za wykonywanie pracy na czas i za dzielenie się efektami pracą. Warto zadbać, by pracownik widział szerszą perspektywę swojej pracy, współzależność w zespole, cel i sens swojej pracy. By tak się stało tłumacz, rozmawiaj z pracownikami. Lepiej powiedzieć coś za dużo, za często, zbyt prosto niż czegoś nie dopowiedzieć. Zachęcaj pracowników do wzajemnej komunikacji.

– utrzymuj kontakt z każdym członkiem Twojej firmy. Krótko mówiąc, musisz pełnić rolę kanału lub łącznika pomiędzy członkami zespołu i pobudzać ich do komunikowania się ze sobą. Kontaktowanie się jest istotą pracy zdalnej.

– ucinaj w zarodku wszelkie plotki, narzekania i negatywne emocje. Niezależnie jak się czujesz w rzeczywistości Twoi pracownicy muszą czuć w Tobie wsparcie. Bycie liderem to ciężka, ale satysfakcjonujące zajęcie, które zaczyna się w Twojej głowie.

Podsumowanie

Dotychczas Twoi pracownicy znajdowali się fizycznie w jednym miejscu. Tam rozmawiali, mieli wspólne doświadczenia, realizowali swoje potrzeby więzi społecznych. Od dzisiaj będzie im brakować kontaktu fizycznego, żartów, wspólnego picia kawy. Teraz będą musieli zorganizować sobie miejsce pracy w domu mając wokół siebie dzieci i pozostałe obowiązki rodzinne. To nowe wyzwanie, dodatkowy stres niezależny od informacji jakimi karmi nas internet i mass media. W takiej sytuacji podstawową rolą szefa jest wziąć odpowiedzialność za zespół, skupić się na sprawnym zarządzaniu i komunikacji oraz budowaniu zaufania i przynależności do grupy.

Potraktuj czas turbulencji rynkowych jako okazję do przemyślenia strategii biznesowej swojej firmy. Przemyśl procesy, łańcuch zamówień, ofertę. Przeanalizuj rentowność klientów, jakość działań marketingowych i sprzedażowych. Jednym słowem brak „bieżączki” może być szansą by przemyśleć na jakich fundamentach chcesz budować swoją przyszłość.

Rozmawiaj także z innymi przedsiębiorcami, ale tylko tymi wartościowymi. Przegadanie problemu pomaga złagodzić stres. Korzystaj z wiarygodnych źródeł szukając informacji. Jeśli chcesz poczytać o ograniczeniach wjazdu do Polski w związku z koronawirusem i jaki to ma wpływ na Twój biznes spójrz tutaj.